多くのデータを保存、hddのメリットとトラブル回避の方法を知る

パソコンの故障で取り返しがつかなくなる前に

今の名刺交換

大量の紙の束を整理する

名刺交換はビジネスの現場において欠かせないエチケットとなっていますが、課題となるのが受け取った名刺の整理です。放っておくとすぐに溜まってしまい、場所を取るようになります。また名刺ホルダーに整理したはいいが、急に連絡したいときにホルダーのどのあたりに入れたかが分からないなどということも起こりがちです。 そんなときに有効なソリューションとなるのが、名刺電子化です。名刺電子化によって名刺の記載内容をデジタルデータにすれば、大量の紙の束をいつまでも保管しておく必要はなくなりますし、必要なときにいつでも内容を情報端末から引き出すことができるようになります。 名刺電子化はそれを専門に請け負うサービス事業者が存在するほか、最近ではパッケージソフトを購入して自ら行うこともできます。

収録データの活用方法は多種多様

名刺電子化の最も初期のスタイルは、住所録管理ソフトを利用して名刺の内容を1件ずつ手入力するという、たいへん手間のかかるものでした。しかし今では技術革新が進み、業務は大幅に効率化されています。 現在主流となっている名刺電子化システムは、専用ソフトとスキャナー(またはリーダー。以下同じ)がセットになったものです。パソコンに接続したスキャナーに名刺を読み取らせて情報を収録すると同時に、OCR処理によって住所や氏名等の各項目をデジタルデータ化します。これによって大量の情報をコンパクトに管理できるようになるだけでなく、検索・並び替え・情報の更新などが容易に行えるようになります。また最近ではスマートフォンアプリと連動させる技術も実用化されています。このアプリを使えば、収録した電話番号やメールアドレスに直接発信するといったことも可能になります。